blog

Sairauspoissaolot ja ylityö samassa kuvassa | Kelpo HR

Kelpo HR — Tue, 03 Nov 2026 06:00:00 GMT

Yksi sana, kolme lukua

Johtoryhmä kysyy, paljonko sairauspoissaoloja viime kuussa oli. HR vastaa päivinä, esihenkilö kertoo, montako kertaa joku ilmoitti aamulla olevansa sairas, ja talous laskee prosentin. Kaikki kolme ovat oikeassa, mutta he puhuvat eri asioista.

Saramies ja Törnroos (Henkilöstöanalytiikka, 2021) muistuttavat, että sairauspoissaolokerrat, sairauspoissaolopäivät ja sairauspoissaoloprosentti ovat kolme eri muuttujaa. Ne voivat liikkua eri suuntiin, ja jokainen vastaa eri kysymykseen.

Luku	Mitä se kertoo	Mitä pitää sopia
Poissaolokerrat	Kuinka usein vuoro jää yllättäen tyhjäksi. Lyhyet poissaolot näkyvät tässä selvimmin.	Onko peräkkäisten päivien jakso yksi kerta? Entä paluu töihin ja uusi sairastuminen samalla viikolla?
Poissaolopäivät	Kuinka paljon työaikaa poissaolot vievät. Yksi pitkä sairausloma nostaa lukua paljon.	Lasketaanko kalenteripäivät vai työpäivät? Onko osa-aikaisen poissaolopäivä kokonainen päivä?
Poissaoloprosentti	Poissaolojen osuus suunnitellusta työajasta. Luku on vertailukelpoinen eri kokoisten yksiköiden välillä.	Mikä on nimittäjä: suunnitellut tunnit, säännöllinen työaika vai kalenteripäivät?

Kuvitellaan kaksi kymmenen hengen tiimiä. Ensimmäisessä yksi ihminen on sairauslomalla 20 päivää. Toisessa jokainen on poissa kaksi päivää, kukin eri aikaan. Poissaolopäiviä on kummassakin 20, mutta ensimmäisessä tiimissä on yksi poissaolokerta ja toisessa kymmenen. Vuorosuunnittelijalle toinen tiimi on paljon raskaampi, koska jokainen kerta tarkoittaa uutta aamuista soittokierrosta.

Kerro aina nimittäjä

Prosentti ilman nimittäjää on pelkkä numero. Jos yksi yksikkö laskee poissaolot kalenteripäivistä ja toinen suunnitelluista työtunneista, vertailu ei kerro mitään. Sama pätee henkilökohtaisiin lukuihin: päivät per henkilö riippuvat siitä, jaatko ne vuoden lopun henkilömäärällä, keskimääräisellä henkilömäärällä vai henkilötyövuosilla. Kirjoita määritelmä raportin alle yhdellä lauseella. Silloin ensi vuonna lasketaan samalla tavalla.

Pidä lyhyet ja pitkät poissaolot erillään, vaikka raportoisit ne samassa taulukossa. Lyhyet poissaolot kuormittavat vuorosuunnittelua ja näkyvät ylityönä. Pitkät poissaolot kertovat enemmän työkyvystä, ja niihin tartutaan muilla keinoilla. Kun ne ovat samassa summassa, yksi pitkä sairausloma voi peittää kymmenen lyhyen poissaolon kuukauden.

Kun huiput osuvat samaan kuukauteen

Vuorotyössä sairauspoissaolot ja ylityö kulkevat usein rinnakkain. Kun joku on poissa, vuoro täytetään usein toisen työntekijän ylityöllä, ja kuukausiraportissa kummankin käyrän huippu osuu samaan kohtaan.

Ylityölläkin on useampi luku. Tuntien summa kertoo määrän, mutta ei sitä, jakautuuko ylityö koko henkilöstölle vai muutamalle samalle ihmiselle. Portaat kertovat enemmän. Työaikalain 20 §:n mukaan vuorokautisen ylityön kahdelta ensimmäiseltä tunnilta maksetaan 50 prosentilla ja sitä seuraavilta tunneilta 100 prosentilla korotettu palkka. Viikoittaisesta ylityöstä maksetaan 50 prosentilla korotettu palkka. Monessa työehtosopimuksessa on lisäksi omat ylityömääräyksensä. Jos korkeimman portaan tuntien osuus kasvaa, ylityöpäivät ovat yleensä pidentyneet.

Kuluihin yhdistelmä vaikuttaa kahdesti. Työsopimuslain 2 luvun 11 §:n mukaan työntekijällä on oikeus täyteen palkkaan sairastumispäivää seuraavan yhdeksännen arkipäivän loppuun, jos työsuhde on jatkunut vähintään kuukauden. Lyhyemmässä työsuhteessa oikeus on 50 prosenttiin palkasta. Jos sairastuneen vuoro paikataan ylityöllä, samasta vuorosta voi joutua maksamaan sekä sairausajan palkka että korotettu ylityöpalkka.

Saramies ja Törnroos huomauttavat, että taulukko, jossa ylityö, lyhyet sairauspoissaolot, työhyvinvointikyselyn tulokset ja vaihtuvuus ovat yksiköittäin rinnakkain, herättää hyviä kysymyksiä. Analytiikkaa se ei vielä ole. Taulukko kertoo, mitä tapahtui, mutta ei sitä, miksi.

Kokoa kuukausinäkymä valmiiksi

Hyvä lähtökohta on taulukko, jossa jokaisella yksiköllä on jokaiselta kuukaudelta sama rivi: henkilömäärä, suunnitellut tunnit, ylityötunnit portaittain, poissaolokerrat ja poissaolopäivät. Kun rivit ovat samanmuotoisia vuodesta toiseen, voit verrata marraskuuta edellisen vuoden marraskuuhun etkä vain lokakuuhun. Silloin influenssakausi ei näytä joka vuosi yllätykseltä.

Kun yksiköt ovat eri kokoisia, vertaa prosentteja ja lukuja henkilöä kohden, älä summia. Neljänkymmenen hengen yksikössä on luonnostaan enemmän poissaolopäiviä kuin kymmenen hengen yksikössä, vaikka kummassakaan ei olisi mitään poikkeavaa.

Yhteys ei ole syy

Kirjan esimerkissä kuukausittaiset kaaviot näyttävät ylityön ja sairauspoissaolojen huiput samoina kuukausina. Seuraava askel on testata, liittyvätkö ne toisiinsa. Yhteys voi kuitenkin kulkea kumpaan suuntaan tahansa:

Ylityö sairastuttaa. Pitkät päivät ja vähäinen lepo kuluttavat, ja väsynyt sairastuu helpommin.
Sairastuminen teettää ylityötä. Kun joku on poissa, muut paikkaavat vuoron ylitöinä.
Kolmas tekijä selittää molemmat. Influenssakausi, täyttämätön työpaikka tai sesongin ruuhka voi nostaa kumpaakin yhtä aikaa.

Kirjoittajien mukaan syy-yhteyttä ei voi väittää, jos ei tiedä lähtötasoa eikä ole sulkenut pois kolmansia tekijöitä, jotka vaikuttavat kumpaankin. Omassa aineistossa pääset alkuun kolmella kysymyksellä:

Mikä on tavallinen taso? Vertaa huippukuukautta saman yksikön aiempien vuosien samaan kuukauteen, ei pelkästään edelliseen kuukauteen.
Kumpi tuli ensin? Jos ylityö kasvaa kuukautta ennen poissaoloja, tarina on eri kuin jos ylityö kasvaa vasta poissaolojen jälkeen.
Keitä luvut koskevat? Sairastuivatko ne, jotka tekivät ylityötä, vai tekivätkö ylityötä ne, jotka paikkasivat sairastuneita?

Kolmas kysymys vie lähelle yksittäisiä ihmisiä. Tarkastele sitä yksikkötasolla, äläkä raportoi eteenpäin ryhmiä, joissa on alle viisi henkeä. Saramiehen ja Törnroosin mukaan pienestä ryhmästä yksittäinen ihminen on tunnistettavissa.

Kirjassa on toinenkin esimerkki samasta ansasta. Valmentavan johtamisen koulutus näytti tehottomalta, koska koulutukseen hakeutuivat esihenkilöt, joilla oli jo valmiiksi vaikeuksia. Syy ja seuraus olivat päinvastoin kuin luvuista ensi silmäyksellä näytti. Ylityön ja poissaolojen kanssa käy helposti samoin: kuormitetuin yksikkö voi olla se, jossa väkeä oli jo valmiiksi liian vähän.

Syy-yhteyttä ei silti tarvitse todistaa ennen kuin toimit. Saramies ja Törnroos kirjoittavat, että työkyvyn riskeissä inhimillinen johtaminen tarkoittaa puuttumista mieluummin liian usein kuin liian harvoin. Jos samat ihmiset tekevät kuukaudesta toiseen eniten ylityötä ja heidän poissaolokertansa lisääntyvät, keskustelu esihenkilön kanssa on halpa toimenpide, vaikka analyysi olisi kesken.

Hyvinvoinnin kovat mittarit

Saramies ja Törnroos jakavat työhyvinvoinnin mittarit kolmeen ryhmään. Suorat mittarit ovat kyselyjä, ja ne kertovat, miltä työ tuntuu. Välilliset mittarit ovat järjestelmistä saatavaa kovaa dataa: sairauspoissaolot, ylityötunnit ja vaihtuvuus. Vaikuttavuuden mittarit kertovat, mitä hyvinvointiin käytetty raha tuotti.

Välillisten mittareiden etu on, että ne syntyvät työn ohessa. Kukaan ei jätä niitä täyttämättä, eikä niihin vastata sen mukaan, mitä esihenkilön arvellaan haluavan kuulla. Heikkous on sama kuin edellä: yksittäinen luku ei kerro syytä. Siksi kolmea kovaa mittaria kannattaa katsoa yhdessä ja verrata niitä kyselyn tuloksiin.

Mieti myös, kuka lukua katsoo. Kirjoittajien mallissa tiimin esihenkilö näkee oman tiiminsä, liiketoiminnan johtaja oman alueensa koosteena ilman yksittäisiä ihmisiä ja HR koko yrityksen. Esihenkilö tarvitsee tiedon siitä, kenen vuorot pitää paikata. Johtoryhmä tarvitsee trendin ja vertailun yksiköiden välillä. Sama luku ei palvele molempia.

Kun näytät kehitystä kaaviona, aloita pystyakseli nollasta. Kirjoittajat varoittavat, että katkaistu akseli saa sairauspoissaolojen trendin näyttämään jyrkältä, vaikka muutos olisi pieni. Kuva vakuuttaa enemmän kuin teksti, joten se myös johtaa harhaan tehokkaammin.

Inhimillinen vuorosuunnittelu

Jos ylityö ja poissaolot kytkeytyvät toisiinsa, vuorolista on yksi selittävistä tekijöistä. Saramies ja Törnroos kirjoittavat inhimillisestä optimoinnista: vuorosuunnittelun tavoitteisiin otetaan kustannusten ja kattavuuden lisäksi henkilöstön hyvinvointi. He viittaavat Työterveyslaitoksen pitkittäistutkimuksiin, joiden mukaan vireys paranee, kun lyhyitä vuorovälejä ja yövuoroja on vähemmän.

Työterveyslaitoksen nykyinen suositus on samansuuntainen: vältä alle 11 tunnin ja erityisesti alle kahdeksan tunnin vuorovälien toistumista viikoittain. Terveydenhuoltoalan henkilöstöllä lyhyiden vuorovälien on todettu lisäävän sairauspoissaoloja ja tapaturmia. Työaikalain 25 § edellyttää pääsääntöisesti vähintään 11 tunnin keskeytymätöntä vuorokausilepoa työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana, mutta laissa on lyhentämiselle useita poikkeuksia.

Huomaa, että tutkimustulos koskee terveydenhuoltoalaa. Se ei todista, että sama pätee jokaisella vuorotyöpaikalla, mutta se kertoo, mistä kannattaa aloittaa, kun etsit selitystä omille luvuille. Saramies ja Törnroos huomauttavat myös, että vuorosuunnittelussa voi ottaa huomioon työehtosopimuksen, työntekijän edelliset vuorot, matka-ajan ja toiveet. Lepo on yksi näistä tekijöistä eikä erillinen hanke.

Käytännössä analyysiin kannattaa ottaa mukaan myös vuorolista. Laske yksiköittäin, montako alle 11 tunnin vuoroväliä ja yövuoroa kuukauteen osui, ja katso niitä samassa kuvassa ylityön ja poissaolojen kanssa. Jos lyhyet vuorovälit kasautuvat samoille ihmisille, jotka myös paikkaavat poissaoloja, olet löytänyt kohdan, jota kannattaa tutkia tarkemmin.

Tarkistuslista

Sovi, raportoitko poissaolokerrat, -päivät vai -prosentin – tai kaikki kolme – ja kirjoita määritelmä raportin alle.
Kerro prosentin nimittäjä: suunnitellut tunnit, säännöllinen työaika vai kalenteripäivät.
Pidä lyhyet ja pitkät poissaolot erillään.
Seuraa ylityötä portaittain, älä pelkkänä tuntisummana.
Vertaa huippukuukautta saman kuukauden aiempiin vuosiin ennen kuin teet johtopäätöksiä.
Tarkista, kumpi nousi ensin: ylityö vai poissaolot.
Etsi kolmas tekijä: sesonki, täyttämätön työpaikka, influenssakausi tai uusi asiakas.
Älä raportoi alle viiden hengen ryhmiä.
Aloita kaavion pystyakseli nollasta.
Laske lyhyet vuorovälit ja yövuorot samaan kuvaan.

Miten Kelpo HR liittyy tähän

Kelpo HR:ssä TES-säännöt jakavat tehdyt tunnit tuntilajeiksi, joten ylityö näkyy portaittain eikä yhtenä summana. Poissaolot kirjataan Kelpo HR:ään, sairauspoissaolon voi ilmoittaa puhelimella, ja hyväksytyn poissaolon vuoro vapautuu täytettäväksi. Työntekijät näkevät avoimet vuorot ja ottavat niitä puhelimella. Valmista poissaoloraporttia Kelpo HR:ssä ei ole.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Lähteet ja lisätietoa

Ylityö portaittain, poissaolot samassa paikassa

Demossa näet, miten hyväksytty poissaolo vapauttaa vuoron ja miten TES-säännöt jakavat ylityön tuntilajeiksi.

Tutustu itsenäisesti Katso työvuorot

HR-järjestelmän hankinta vuorotyöpaikalle: 10 kysymystä | Kelpo HR

Kelpo HR — Tue, 20 Oct 2026 05:00:00 GMT

Aloita omasta työtunnista

Ennen kuin pyydät ensimmäistä esittelyä, seuraa yhtä tavallista työtuntia omassa yrityksessäsi. Tunti alkaa vuorolistalta, kirjataan toteutuneena, hyväksytään, siirtyy palkanlaskentaan ja vuokratyössä myös asiakkaan laskulle. Laske, kuinka monta kertaa joku kirjoittaa saman tiedon uudelleen ja kuinka monta tiedostoa tai viestiketjua matkalla on.

Tämä lista on hankinnan tärkein asiakirja. Sen avulla vertaat järjestelmiä oman arkesi etkä toimittajan esittelyn perusteella.

10 kysymystä toimittajalle

1. Mitä järjestelmä maksaa meidän koollamme?

Pyydä laskelma omilla luvuillasi: työntekijät, käyttäjät, kuukauden tunnit ja toimipisteet. Kysy erikseen avausmaksu, moduulit, käyttöönotto ja tuki. Laske sitten ensimmäisen vuoden ja kolmen vuoden hinta. Käyttäjäkohtainen hinta kasvaa nopeasti, kun esihenkilöt ja työntekijät tarvitsevat omat tunnukset.

2. Paljonko käyttöönotto vie meidän aikaamme?

Kysy vastaus tunteina, ei viikkoina, ja kysy, kuka tekee minkäkin vaiheen. Jos käyttöönotto vaatii konsulttiprojektin, pyydä sille oma hinta ja aikataulu.

3. Pitääkö vanhaa ja uutta käyttää rinnakkain?

Rinnakkaiskäyttö tarkoittaa, että jokainen tunti kirjataan kahteen paikkaan, usein kuukausien ajan. Kysy, voiko säännöt tarkistaa ajamalla yhden jo maksetun palkkajakson uudessa järjestelmässä ja vertaamalla tulosta maksettuun palkkaan.

4. Kirjataanko työtunti vain kerran?

Pyydä toimittajaa näyttämään yksi tunti vuorosta hyväksyntään, palkka-aineistoon ja laskulle. Jokainen käsin tehty siirto on paikka, jossa virhe syntyy, eikä sitä huomata ennen palkkapäivää.

5. Osaako järjestelmä meidän TES-lisämme?

Ilta-, yö- ja sunnuntailisät, ylityöportaat ja jaksotyö vaihtelevat alan mukaan. Kysy, kuka säännöt rakentaa ja miten ne tarkistetaan palkanlaskijan kanssa ennen ensimmäistä palkanmaksua.

6. Miten tiedot siirtyvät palkanlaskentaan ja laskutukseen?

Nimeä oma palkkajärjestelmäsi ja laskutusjärjestelmäsi ja kysy, siirtyvätkö tiedot tiedostona vai integraationa. Kysy myös, kuka integraatiota ylläpitää ja mitä se maksaa.

7. Mitä työntekijä tekee puhelimella?

Vuorotyössä järjestelmää käyttää eniten työntekijä. Kysy, näkeekö hän vuoronsa, kirjaako hän saapumisen ja lähdön ja ilmoittaako hän sairastumisesta puhelimella. Kysy myös, tarvitaanko siihen erillinen sovellus.

8. Täyttyykö työaikakirjanpidon velvoite?

Työaikalain 32 § velvoittaa kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijöittäin. Kysy, saatko yhden työntekijän merkinnät kirjallisena selvityksenä ja säilyvätkö tiedot kanneajan loppuun. Artikkeli Työaikakirjanpito käytännössä kertoo, mitä kirjanpitoon merkitään.

9. Missä tiedot ovat ja kuka niitä käsittelee?

Järjestelmän toimittaja käsittelee työntekijöidesi henkilötietoja, joten tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää kirjallista käsittelysopimusta. Pyydä se luettavaksi ennen tilausta ja tarkista alikäsittelijät ja tietojen sijainti. Kysy myös, mitä tietoja järjestelmä kerää: työajan seurantaan ei tarvita työntekijöiden sijaintia.

10. Miten pääsemme pois?

Kysy irtisanomisaika, saatko tiedot ulos tavallisessa muodossa ja milloin ne poistetaan.

Vertaa vaihtoehtoja samalla lomakkeella

Kirjaa jokaisesta vaihtoehdosta samat vastaukset:

ensimmäisen vuoden ja kolmen vuoden hinta omilla luvuillasi
käyttöönotto omina tunteinasi ja tarvitaanko konsulttia
montako kertaa sama tunti kirjataan
miten TES-lisät tarkistetaan ja kuka sen tekee
siirto palkanlaskentaan ja laskutukseen: tiedosto vai integraatio
käsittelysopimus, tietojen sijainti ja irtisanomisaika

Kirjaa myös, saitko hinnan ennen esittelyä vai vasta sen jälkeen.

Näin Kelpo HR vastaa samoihin kysymyksiin

Hinta: koko hinnasto on julkinen. Kuukausimaksu on 59 €/kk (alv 0 %), ja se kattaa 15 työntekijää. Sen jälkeen oma työntekijä maksaa 3,90 € kuukaudessa ja henkilöstövuokrauksessa asiakkaalla tehty tunti 0,10 €, ja hinnat laskevat portaittain. Käyttäjä- ja moduulimaksuja ei ole.
Käyttöönotto: se vie sinulta noin 2–4 tuntia, ja otamme Kelpo HR:n käyttöön kanssasi. Erillistä konsulttiprojektia ei tarvita. Säännöt tarkistetaan yhdellä jo maksetulla palkkajaksolla, ja aloitusjakso on maksuton, enintään 60 päivää.
Yksi kirjaus: tunnit hyväksytään kerran. Omissa kohteissa ne hyväksyy esihenkilö ja asiakkaan kohteissa asiakkaan yhteyshenkilö. Sama hyväksytty kirjaus päätyy palkka-aineistoon ja asiakkaan laskulle.
TES-lisät: TES-säännöt jakavat tunnit tuntilajeiksi. Mallipohjat ovat hyvä lähtökohta, ja säännöt tarkistetaan palkanlaskijan kanssa.
Siirrot: palkka-aineisto on tiedosto, joka on valmis tuotavaksi palkkajärjestelmään, ja integraatio, esimerkiksi ajastettu SFTP-siirto, voi viedä sen automaattisesti. Finvoice-lasku on valmis tuotavaksi laskutusjärjestelmään.
Puhelin: työntekijä näkee vuoronsa, kellottaa ja ilmoittaa sairastumisesta puhelimen selaimessa.
Tietosuoja ja lähtö: tiedot säilytetään EU:n alueella, ja käsittelysopimus alikäsittelijöineen on luettavissa ennen tilausta. Irtisanomisaika on yksi kuukausi, ja tietojen vienti sisältyy hintaan.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Lähteet ja lisätietoa

Laske Kelpo HR:n hinta omilla luvuillasi

Hintalaskuri käyttää samaa hinnastoa kuin sopimus. Syötä työntekijät ja tunnit, niin näet kuukausihinnan ennen kuin puhut kenenkään kanssa.

Tutustu itsenäisesti Avaa hintalaskuri

Mitä nollatuntisopimus oikeasti maksaa? | Kelpo HR

Kelpo HR — Tue, 13 Oct 2026 05:00:00 GMT

Riita ilman lukuja

Moni vuorotyönantaja käy saman keskustelun joka syksy. Yksi sanoo, että pienet tuntisopimukset tuovat joustoa ilmaiseksi: kun ruuhka tulee, kutsut lisää väkeä, ja hiljaisella viikolla palkkakulua ei synny. Toinen sanoo, että jokainen uusi sopimus maksaa, vaikka työntekijä tekisi kuussa vain kaksi vuoroa. Kumpikaan ei yleensä pysty näyttämään lukuja. Kysymys koskee yhtä lailla henkilöstöpalveluyritystä, joka pitää ruuhkakautta varten suurta työntekijäjoukkoa, kuin kauppaa tai ravintolaa, jolla on sesonki.

Saramies ja Törnroos kuvaavat kirjassaan Henkilöstöanalytiikka (2021) juuri tällaisen riidan. Lemmikkitarvikeketju Musti ja Mirrin HR arvioi, että nollatuntisopimusten suuri osuus nosti henkilöstön kokonaiskuluja. Johto piti sopimuksia keinona hoitaa vahvaa sesonkivaihtelua ilman lisähallintoa. HR epäili lisäksi, että kokemattomampi myyjä myy vähemmän, joten lisätunnit eivät välttämättä näkyneet myynnissä. Kummallakaan ei ollut dataa näkemyksensä tueksi.

Nollatuntisopimus on arkikieltä. Työsopimuslaissa puhutaan vaihtelevaa työaikaa koskevasta ehdosta (1 luku 11 §). Laki rajaa sen käyttöä: työnantajan aloitteesta vaihtelevasta työajasta ei saa sopia, jos sopimuksella katettava työvoiman tarve on kiinteä, eikä vähimmäistyöaikaa saa työnantajan aloitteesta sopia pienemmäksi kuin tarve edellyttää. Työnantajan on lisäksi vähintään 12 kuukauden välein tarkasteltava, miten sovittu työaika on toteutunut. Jos toteutuneet tunnit ja työvoiman tarve osoittavat, että vähimmäistyöaika voisi olla korkeampi, työnantajan on tarjottava muutosta kuukauden kuluessa tarkastelusta. Kustannuslaskelma ja lain vaatima tarkastelu tarvitsevat siis samaa tietoa: toteutuneet tunnit henkilöittäin.

Piilokulut yksi kerrallaan

Musti ja Mirrin HR listasi kohdat, joihin tunteja kului. Lista sopii pohjaksi mihin tahansa vuorotyöyritykseen.

Rekrytointi: ilmoitus, hakemukset, haastattelut ja valinta. Kirjan mukaan yksi myymälärekrytointi vei myymäläpäälliköltä keskimäärin 16 tuntia.
Pienten sopimusten uusiminen: jokainen uusittu sopimus on uusi käsittelykerta.
Työluvat: luvat tarkistetaan ja niiden voimassaoloa seurataan henkilö kerrallaan.
Työvaatteet ja avaimet: ne jaetaan, kirjataan ja kerätään takaisin, kun työsuhde päättyy.
Lisenssit: jokainen työntekijä tarvitsee tunnukset niihin järjestelmiin, joita työ vaatii.
Palkat ja lisät: jokainen henkilö on oma rivinsä palkanlaskennassa, vaikka tunteja olisi vähän.

Yksittäin kohdat ovat pieniä. Ne kuitenkin kertautuvat henkilömäärällä, eivät tehdyillä tunneilla. Jos sata ihmistä tekee saman tuntimäärän kuin viisikymmentä, sinulla on kaksi kertaa niin monta sopimusta, avainta ja palkkariviä.

Myymäläpäällikön tunti on kallis myös toisella tavalla. Kirjan mukaan myymäläpäälliköt olivat myymälän kokeneimpia myyjiä, ja heidän paikkansa ruuhka-aikaan olisi ollut asiakkaiden luona. Rekrytointiin kulunut tunti oli pois myynnistä.

Yhteen myymälään sidottu työvoima

Yksi kuluerä ei näy millään kululistalla. Musti ja Mirrissä jokainen myymäläpäällikkö suunnitteli oman myymälänsä vuorot, ja työntekijät oli sidottu yhteen myymälään. Heitä ei voinut siirtää lähimyymälään, vaikka siellä olisi ollut ruuhka ja omassa myymälässä hiljaista.

Kun työvoima on sidottu yhteen paikkaan, joustoa haetaan lisäämällä ihmisiä. Jokainen toimipiste palkkaa oman varajoukkonsa, ja jokainen varajoukon jäsen tuo mukanaan edellä luetellut kulut. Lähekkäisten toimipisteiden ruuhkat hoidetaan usealla pienellä sopimuksella, vaikka osa niistä voisi olla yksi laajempi sopimus.

Varajoukolla on myös toinen hinta. Jos työntekijä tekee muutaman vuoron kuussa, hän voi oppia työn hitaammin, ja perehdytettäviä on enemmän. Siksi pelkkä kululaskelma ei riitä. Musti ja Mirrissä verrattiin myös tuottoa: myyntidata näytti, miten nollatuntisopimuksella työskentelevien myynti erosi vakituisten myynnistä.

Mitä luvut näyttivät

Musti ja Mirri teki selvityksen yhdessä People Geeks -konsulttiyhtiön kanssa vuosina 2017–2018. Aineistona oli 119 myymälän kolmen vuoden kassakuittidata, henkilöstötiedot ja vuorotilastot. Ratkaiseva askel oli yhdistää myyntidata vuoroihin ja sopimustyyppeihin. Silloin näkyi, mihin aikaan päivästä ja vuodesta ruuhka osuu, miten nollatuntisopimuksella työskentelevien ja vakituisten myynti erosi määrältään ja laadultaan ja mitkä sopimustyypit sopivat sekä yritykselle että työntekijöille.

Kysymys tarkentui matkan varrella. Alussa se kuului, mikä on nollatuntisopimusten optimaalinen määrä. Aineistoa tutkittuaan ryhmä muotoili sen uudelleen: miten oikeat ihmiset saadaan palvelemaan asiakkaita oikeaan aikaan oikeassa myymälässä? Uusi muotoilu siirsi huomion sopimusten lukumäärästä siihen, mihin tunteja tarvitaan. Myyjäkohtainen myyntidata käsiteltiin anonymisoituna.

Ennuste tarkentui. Aiempi ennuste tehtiin päivätasolla, ja sen virhe oli 4 %. Uusi koneoppimismalli ennusti myynnin tunneittain ja myymälöittäin 1 %:n virheellä. Vuorot pystyi suunnittelemaan tunnin tai vartin tarkkuudella.
Sopimus useaan myymälään. Laskelmat osoittivat, että kun sopimus kattaa muutaman lähimyymälän, tunteja, vuoroja ja isompia sopimuksia voi optimoida.
Rekrytointi nopeutui. Kokeilussa myymälärekrytointi automatisoitiin vahvaan lyhytlistaan asti, ja myymäläpäällikkö haastatteli listan hakijat. Aikaa kului 4,5 tuntia 16 tunnin sijaan, eli noin 70 % vähemmän. Kirjan mukaan laatu parani, ja hakijat kiittivät nopeutta.
Tulosvaikutus. Ennusteeseen perustuvan vuorosuunnittelun arvioitiin voivan parantaa tulosta yli 2 miljoonaa euroa vuodessa, kun myynti kasvaa ja kulut pienenevät.

Huomaa, mikä ratkaisi: ei uusi mittari vaan kahden tietolähteen yhdistäminen. Vuoro- ja sopimustiedot kertoivat, kuka oli töissä ja millä sopimuksella. Myyntidata kertoi, mitä sillä tunnilla tapahtui. Omassa yrityksessäsi myyntidatan paikalla voi olla asiakkaiden tilaamat tunnit, kassatapahtumat tai kävijämäärät. Periaate on sama: yhdistä tieto siitä, kuka oli töissä, tietoon siitä, paljonko työtä oli.

Miksi muutos jäi tekemättä

Kokeilu onnistui, mutta kirjan mukaan Musti ja Mirri ei lähtenyt toteuttamaan isoa muutosta eikä automaatioinvestointia. Kirja ei kerro päätöksen syitä, eikä niitä kannata arvailla.

Saramies ja Törnroos tekevät yleisemmän johtopäätöksen: data ja analytiikka eivät ole arvokkaita sinänsä. Arvo syntyy vasta siitä, mikä muuttuu johtajien, esihenkilöiden ja työntekijöiden arjessa. Kirjan mukaan tulokset jäävät usein pöydälle, koska kukaan ei tiedä, mitä niillä tehdään, resursseja puuttuu tai kukaan ei seuraa hyötyjä.

Pienessä yrityksessä riski on sama. Jos lasket nollatuntisopimusten kulut, sovi etukäteen, kuka päättää sopimuskäytännöstä, millä luvulla ja mihin mennessä.

Kirja neuvoo nimeämään tuloksille omistajan. Joku vastaa toteutuksesta, joku viestinnästä ja joku seurannasta, ja jokaiselle toimenpiteelle sovitaan aikataulu. Ilman nimettyä vastuuta johtopäätökset jäävät raporttiin.

Henkilöstövuokrauksessa sama kysymys koskee asiakkaita. Onko jokaisella asiakkaalla oma työntekijäjoukkonsa, jota ei käytetä muualla? Voisiko sama työntekijä tehdä vuoroja kahdella tai kolmella lähellä olevalla asiakkaalla, jos pätevyydet ja perehdytys riittävät? Montako rekrytointia jäisi tekemättä, jos asiakkaiden ruuhkahuiput osuvat eri päiville? Vastauksen alku löytyy omista vuorotiedoista: montako työntekijää on tehnyt vuoroja vain yhdellä asiakkaalla, ja montako tuntia kukin heistä teki.

Laske omasta yrityksestäsi

Ensimmäiseen lukuun et tarvitse koneoppimismallia. Laske ensin, mitä yksi henkilö maksaa jo ennen ensimmäistä tehtyä tuntia, ja vertaa sitä siihen, montako tuntia pienillä sopimuksilla tehdään.

Täydennä alla oleva taulukko omilla kuluerilläsi. Lisää puuttuvat, esimerkiksi perehdytys ja työturvallisuuskortit.
Jos et tiedä, montako tuntia rekrytointi vie, kysy kahdelta esihenkilöltä, paljonko viimeisin vei. Karkea arvio on parempi kuin ei arviota.
Laske pienten sopimusten määrä ja jokaisen toteutuneet tunnit viimeisen 12 kuukauden ajalta.
Jaa pienten sopimusten henkilökohtaiset kulut niillä tehdyillä tunneilla. Saat kulun tehtyä tuntia kohden, ja voit verrata sitä isompiin sopimuksiin.
Laske, montako pienen sopimuksen työntekijää lähti vuoden aikana ja korvattiin uudella. Jokainen korvaus tuo rekrytoinnin kulut uudelleen.

Kuluerä	Mitä lasket	Mistä tieto löytyy
Rekrytointi	rekrytoinnit vuodessa × tunnit rekrytointia kohden × työntekijän tuntikustannus	rekrytointitiedot, esihenkilöiden arvio
Sopimusten uusiminen	uusitut sopimukset vuodessa × käsittelyaika	työsuhdetiedot
Työvaatteet ja avaimet	hankinta- ja käsittelykulu henkilöä kohden	ostot, avainluettelo
Lisenssit ja tunnukset	maksu henkilöä kohden kuukaudessa	järjestelmien laskut
Palkanlaskenta	palkkarivien määrä × hinta tai käsittelyaika	palkanlaskennan lasku
Tehdyt tunnit	toteutuneet tunnit henkilöittäin ja sopimustyypeittäin	vuoro- ja tuntitiedot

Laskelma ei kerro, onko joustavuus liian kallista. Se kertoo, paljonko joustavuus maksaa. Sen jälkeen keskustelu johdon ja HR:n välillä käydään samasta luvusta.

Tarkistuslista

Tiedätkö, montako vaihtelevan työajan sopimusta teillä on ja montako tuntia kukin teki viimeisen 12 kuukauden aikana?
Onko 12 kuukauden tarkastelu tehty jokaiselle vaihtelevan työajan sopimukselle?
Onko yhden rekrytoinnin tunneille arvio, edes karkea?
Tiedätkö kulut, jotka syntyvät jokaisesta henkilöstä tunneista riippumatta?
Voiko sama työntekijä tehdä vuoroja useassa toimipisteessä, vai onko sopimus sidottu yhteen?
Onko sovittu, kuka päättää sopimuskäytännöstä, kun luvut ovat valmiit?

Miten Kelpo HR liittyy tähän

Kelpo HR:ssä vuorot, hyväksytyt tunnit, poissaolot ja työsuhteet ovat samassa järjestelmässä, joten laskelman tunnit löytyvät yhdestä paikasta. Valmista kustannusraporttia Kelpo HR:ssä ei ole. Sama työntekijäpooli voi tehdä vuoroja usealla asiakkaalla tai toimipisteellä, ja kun rekrytoit, valitusta hakijasta tulee työntekijä yhdellä toiminnolla ja hakijapooli säilyy seuraavaa tarvetta varten.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Lähteet ja lisätietoa

Laske joustavuuden hinta omista tunneistasi

Kelpo HR:ssä vuorot, hyväksytyt tunnit ja työsuhteet ovat samassa järjestelmässä. Katso esittelystä, miten sama työntekijäpooli tekee vuoroja usealla asiakkaalla tai toimipisteellä.

Tutustu itsenäisesti Katso työvuorot

Miksi Kelpo HR laskuttaa tunneista eikä käyttäjistä | Kelpo HR

Kelpo HR — Fri, 18 Sep 2026 05:00:00 GMT

Työaikakirjanpito käytännössä: mitä kirjataan ja Excel-pohja | Kelpo HR

Kelpo HR — Fri, 18 Sep 2026 05:00:00 GMT