Työaikakirjanpito on pakollista

Mitä laki vaatii

Työaikalain (872/2019) 32 § velvoittaa työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpito ei ole vapaaehtoinen sisäinen käytäntö vaan lakisääteinen velvoite, joka koskee myös pieniä työnantajia.

Mitä kirjataan: tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset, työntekijä kerrallaan.
Kuinka kauan säilytetään: kanneajan päättymiseen asti. Käytännössä tämä tarkoittaa kahta vuotta siitä, kun oikeus palkkaan tai korvaukseen on syntynyt.
Kenelle näytetään: pyynnöstä työsuojelutarkastuksen tekevälle viranomaiselle sekä työntekijöiden luottamusmiehelle tai työsuojeluvaltuutetulle.
Työntekijän oikeus: työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluettelon ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä.

Soveltamisalan rajaukset ovat kapeat: työaikalain ulkopuolelle jää lähinnä johtavassa asemassa tehtävä työ ja siihen rinnastuva itsenäinen työ, jonka työaikaa ei valvota ja jonka työntekijä itse järjestää. Käytännössä valtaosa työsuhteista kuuluu lain piiriin.

Mitä laiminlyönnistä seuraa

Työaikakirjanpidon laiminlyönti, vääristely tai hävittäminen on rikoslain 47 luvun 2 §:n mukainen työaikasuojelurikos, josta voi seurata sakko tai enintään kuusi kuukautta vankeutta. Käytännön ensimmäinen seuraus on kuitenkin yleensä työsuojelutarkastus: kun kirjanpitoa pyydetään ja sitä ei ole tai se ei täsmää palkanmaksuun, asia siirtyy selvittelyksi.

Toinen riski on riita-asia. Jos työntekijä vaatii korvausta ylitöistä tai lisistä eikä työnantajalla ole kirjanpitoa, työnantajan on vaikea osoittaa, mitä tunteja tosiasiassa tehtiin.

Paperi ja Excel ovat laillisia, mutta hauraita

Laki ei määrää kirjanpidon muotoa, joten paperilista tai taulukko riittää. Ongelmat syntyvät arjessa: kirjaukset tehdään jälkikäteen muistin varassa, tiedostoja on useita versioita, poissaolot elävät viestiketjuissa, eikä kukaan pysty tuottamaan työntekijälle kirjallista selvitystä pyynnöstä. Kun tunnit siirretään palkanlaskentaan käsin, virheet kertautuvat.

Vuokratyössä vaikeus on kaksinkertainen: tunnit pitää saada sekä palkanlaskentaan että asiakkaan laskulle, ja molemmat lukemat täytyy pystyä perustelemaan jälkikäteen.

Älä kerää sijaintitietoa varmuuden vuoksi

Työajanseurannan digitalisointi tuo mukanaan tietosuojavastuun. Tietosuojavaltuutetun toimiston seuraamuskollegio määräsi korkeakoululle 25 000 euron seuraamusmaksun, koska työajanseurantaan tarkoitettu mobiilisovellus keräsi työntekijöiden sijaintitietoja ilman käsittelyperustetta. Työnantaja vetosi suostumukseen, mutta työsuhteen epätasaisessa asetelmassa suostumus ei riittänyt, eikä sijaintitiedon kerääminen ollut työtehtävien kannalta tarpeellista.

Opetus on yksinkertainen: kirjaa työaika, älä ihmisten liikkeitä. Kerää vain se, mitä laki edellyttää ja työn johtaminen aidosti vaatii.

Näin Kelpo hoitaa työaikakirjanpidon

Kellotus ja läsnäolon vahvistus: työntekijä kirjaa saapumisen ja lähdön puhelimen selaimessa ja vahvistaa vuoronsa. Toteutuneet ajat tallentuvat vuoron yhteyteen.
Poissaolot samassa paikassa: sairauspoissaolo kirjataan Kelpoon, ja hyväksynnän myötä vuoro vapautuu täytettäväksi.
Tunnit palkanlaskentaan: tunnit lasketaan tuntilajeiksi TES-sääntöjen mukaan ja viedään palkka-aineistona tiedostona tai integraation kautta.
Sama luku myös laskulle: vuokratyössä samat tunnit siirtyvät asiakkaan laskulle sovitulla kertoimella, ja asiakas voi hyväksyä tunnit asiakasportaalissa.
Selvitys pyynnöstä: työntekijä näkee omat vuoronsa ja tuntinsa omasta näkymästään, joten kirjallinen selvitys on helppo tuottaa.
Jäljitettävyys: muutoksista jää loki, ja henkilötietojen katselusta jää merkintä. Tiedot säilytetään EU:n alueella.

Tarkistuslista työnantajalle

Onko jokaisesta työntekijästä kirjaus tehdyistä tunneista ja maksetuista korvauksista?
Säilyvätkö tiedot vähintään kaksi vuotta – myös työsuhteen päätyttyä?
Saatko tarvittaessa tulostettua yhden työntekijän merkinnät kirjallisena selvityksenä?
Täsmäävätkö kirjatut tunnit palkanmaksun ja asiakaslaskutuksen kanssa?
Kerätäänkö järjestelmässä vain tarpeellisia tietoja – ei sijaintia varmuuden vuoksi?
Tietävätkö esihenkilöt, kuka korjaa puuttuvan kirjauksen ja miten korjaus jää näkyviin?

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Oman tilanteen voi tarkistaa työsuojeluviranomaiselta.