Henkilötietojen käsittelysopimus

Versio 1.2, voimassa 26.10.2026 alkaen.

Tämä sopimus on osa Kelpo HR -palvelusopimusta. Siinä sovitaan, miten Heroic Oy käsittelee asiakkaan puolesta henkilötietoja, jotka asiakas tallentaa Kelpo HR -palveluun. Sopimus täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 28 artiklan vaatimukset.

Jos asiakas haluaa käyttää omaa käsittelysopimustaan, siitä sovitaan kirjallisesti. Muussa tapauksessa sovelletaan tätä sopimusta.

1. Osapuolet ja roolit

Asiakas on rekisterinpitäjä. Heroic Oy (Y-tunnus 2946245-2) on käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun. Jos asiakas itse käsittelee tietoja toisen rekisterinpitäjän lukuun, Heroic Oy on asiakkaan alikäsittelijä, ja asiakas välittää sille rekisterinpitäjän ohjeet.

Tämän sopimuksen käsitteet, kuten henkilötieto, käsittely ja henkilötietojen tietoturvaloukkaus, tarkoittavat samaa kuin tietosuoja-asetuksessa.

2. Käsittelyn kohde ja kesto

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain tuottaakseen palvelua palvelusopimuksen mukaisesti. Käsittelyn tarkoitus ja luonne sekä henkilötietoryhmät ja rekisteröityjen ryhmät kuvataan liitteessä 1. Käsittely kestää niin kauan kuin palvelusopimus on voimassa ja sen jälkeen kohdassa 12 kuvatun ajan.

3. Rekisterinpitäjän ohjeet

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaan. Ohjeita ovat palvelusopimus, tämä sopimus sekä asetukset ja toiminnot, joita rekisterinpitäjä käyttää palvelussa. Kun rekisterinpitäjä esimerkiksi poistaa henkilön palvelusta tai ottaa integraation käyttöön, se antaa käsittelijälle ohjeen. Muut ohjeet rekisterinpitäjä antaa kirjallisesti.

Jos käsittelijä katsoo, että ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle viipymättä. Jos EU:n tai Suomen laki velvoittaa käsittelijän käsittelemään tietoja muuten kuin ohjeiden mukaan, käsittelijä ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista.

4. Rekisterinpitäjän vastuut

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että

sillä on laillinen peruste käsitellä palveluun tallennettuja henkilötietoja
se kertoo rekisteröidyille käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti
palveluun tallennetaan vain tarpeellisia tietoja. Esimerkiksi henkilötunnus ja sairauspoissaolojen syyt tallennetaan vain, jos niiden käsittelyyn on peruste.
se määrittää käyttäjien roolit ja oikeudet niin, että kukin käyttäjä näkee vain työssään tarvitsemansa tiedot. Tämä koskee myös asiakasyritysten yhteyshenkilöitä.

5. Luottamuksellisuus

Käsittelijä antaa pääsyn henkilötietoihin vain henkilöille, jotka tarvitsevat sitä palvelun tuottamiseen, tukeen tai ylläpitoon. Nämä henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon, tai heitä sitoo lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Käsittelijä katsoo asiakkaan ympäristön tietoja vain, kun se on tarpeen tukipyynnön ratkaisemiseksi, vian selvittämiseksi tai palvelun ylläpitämiseksi.

6. Tietoturva

Käsittelijä toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Käytössä olevat toimenpiteet kuvataan liitteessä 2. Käsittelijä voi muuttaa toimenpiteitä, kunhan suojan taso ei heikkene.

7. Alikäsittelijät

Rekisterinpitäjä antaa käsittelijälle yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Käytössä olevat alikäsittelijät luetellaan liitteessä 3.

Käsittelijä ilmoittaa uudesta tai vaihtuvasta alikäsittelijästä rekisterinpitäjälle sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen. Rekisterinpitäjä voi tänä aikana vastustaa muutosta perustellusta syystä. Jos osapuolet eivät löydä ratkaisua, rekisterinpitäjä voi irtisanoa palvelusopimuksen päättymään ennen muutosta ilman irtisanomisaikaa ja kuluja.

Käsittelijä tekee alikäsittelijän kanssa kirjallisen sopimuksen, joka velvoittaa alikäsittelijän samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tämä sopimus. Käsittelijä vastaa alikäsittelijän toiminnasta kuin omastaan.

8. Käsittelypaikka ja siirrot EU:n ulkopuolelle

Palveluun tallennetut tiedot säilytetään Suomessa sijaitsevassa konesalissa (Google Cloud, europe-north1). Varmuuskopiot säilytetään EU:ssa.

Käsittelijä siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain, jos siirrolle on tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen peruste. Peruste voi olla esimerkiksi komission päätös tietosuojan riittävyydestä tai komission vakiosopimuslausekkeet. Liitteessä 3 luetellut alikäsittelijät käsittelevät tietoja EU:ssa.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Käsittelijä auttaa rekisterinpitäjää vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin, kuten tietojen tarkastamista, oikaisemista, poistamista ja siirtämistä koskeviin pyyntöihin. Rekisterinpitäjä voi itse katsella, korjata, viedä ja poistaa henkilön tiedot palvelussa. Jos rekisteröity lähettää pyynnön käsittelijälle, käsittelijä välittää sen rekisterinpitäjälle viipymättä eikä vastaa siihen itse.

10. Tietoturvaloukkaukset

Käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on havainnut loukkauksen. Ilmoituksessa kerrotaan saatavilla olevin tiedoin:

mitä on tapahtunut ja milloin
mitä henkilötietoryhmiä ja rekisteröityjä loukkaus koskee ja kuinka paljon
loukkauksen todennäköiset seuraukset
mitä käsittelijä on tehnyt tai aikoo tehdä loukkauksen korjaamiseksi ja haittojen lieventämiseksi
yhteyshenkilö, jolta saa lisätietoja.

Jos kaikkia tietoja ei ole heti saatavilla, käsittelijä toimittaa ne sitä mukaa kuin selvitys etenee. Rekisterinpitäjä päättää, ilmoitetaanko loukkauksesta valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.

11. Muu avustaminen ja auditoinnit

Käsittelijä auttaa rekisterinpitäjää täyttämään tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan velvoitteet, esimerkiksi tekemään tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin. Käsittelijä antaa tähän tarvittavat tiedot palvelusta. Jos avustaminen vaatii olennaista lisätyötä, siitä ja sen hinnasta sovitaan erikseen.

Käsittelijä antaa rekisterinpitäjälle tiedot, joilla voidaan osoittaa, että tämän sopimuksen velvoitteet täyttyvät. Ensisijaisesti käsittelijä toimittaa kirjallisen kuvauksen tietoturvasta ja vastaa rekisterinpitäjän kysymyksiin.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi teettää auditoinnin kerran vuodessa omalla kustannuksellaan. Rekisterinpitäjä ilmoittaa auditoinnista vähintään 30 päivää etukäteen. Auditoinnin tekee riippumaton tarkastaja, joka on sitoutunut salassapitoon, eikä auditointi saa vaarantaa muiden asiakkaiden tietoja. Valvontaviranomaisen tarkastuksiin käsittelijä osallistuu aina.

12. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Rekisterinpitäjä voi viedä tietonsa palvelusta koko sopimuksen ajan. Pyynnöstä käsittelijä toimittaa koko aineiston koneluettavassa muodossa, kun pyyntö esitetään viimeistään 30 päivää sopimuksen päättymisen jälkeen.

Kun sopimuksen päättymisestä on kulunut 30 päivää, käsittelijä poistaa asiakkaan ympäristön, tietokannan ja tiedostot. Sen jälkeen

tietokannan varmuuskopiot poistuvat automaattisesti viimeistään 30 päivän kuluessa
poiston yhteydessä otettu arkistokopio säilytetään salattuna EU:ssa enintään 12 kuukautta, jotta vahingossa poistetut tiedot voidaan palauttaa. Rekisterinpitäjä voi pyytää kirjallisesti, että arkistokopio poistetaan aiemmin.
palvelun lokitiedot poistuvat säilytysajan päätyttyä, viimeistään 90 päivän kuluessa.

Käsittelijä ei säilytä henkilötietoja tätä pidempään, ellei EU:n tai Suomen laki sitä edellytä.

13. Vastuu

Osapuolten vastuu rekisteröidyille määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan mukaan. Kumpikin osapuoli vastaa itse sille määrätyistä hallinnollisista sakoista. Muilta osin osapuolten vastuuseen sovelletaan palvelusopimuksen vastuunrajoituksia.

14. Voimassaolo ja muutokset

Tämä sopimus on voimassa niin kauan kuin käsittelijä käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun. Jos tämä sopimus ja palvelusopimus ovat ristiriidassa, henkilötietojen käsittelyssä sovelletaan tätä sopimusta. Tätä sopimusta muutetaan samalla tavalla kuin palvelusopimusta.

Liite 1. Käsittelyn kuvaus

Tarkoitus

Kelpo HR -palvelun tuottaminen asiakkaalle: henkilöstöhallinto, työsuhteiden ja sopimusten hallinta, työvuorosuunnittelu, työajan seuranta, poissaolot, palkka- ja laskutusaineiston muodostaminen ja vienti, rekrytointi, perehdytys, asiakasyritysten portaali sekä palvelun tuki ja ylläpito.

Käsittelyn luonne

Tallentaminen, järjestäminen, säilyttäminen, hakeminen, käyttö, näyttäminen käyttäjille, vienti rekisterinpitäjän valitsemiin järjestelmiin, varmuuskopiointi ja poistaminen.

Rekisteröidyt

rekisterinpitäjän nykyiset ja entiset työntekijät
työnhakijat
rekisterinpitäjän asiakasyritysten yhteyshenkilöt
rekisterinpitäjän pääkäyttäjät ja muut palvelun käyttäjät.

Henkilötietoryhmät

perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, kansalaisuus ja valokuva
henkilötunnus
pankkitilin numero ja verokortin tiedot
työsuhteen tiedot: työsopimus, palkka, työehtosopimus, työaika, asiakirjat ja todistukset
työvuorot, leimaukset ja kirjatut työtunnit
poissaolot
rekrytoinnin tiedot: hakemus, CV, työ- ja koulutushistoria sekä osaaminen
käyttäjätilin tiedot ja lokitiedot: kirjautumiset, muutoshistoria, IP-osoite ja selaimen tiedot.

Erityiset henkilötietoryhmät

Jos rekisterinpitäjä kirjaa palveluun sairauspoissaoloja, niiden syitä tai lääkärintodistuksia, palvelussa käsitellään terveyttä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä päättää, tallennetaanko näitä tietoja.

Käsittelypaikka

Suomi (Google Cloud, europe-north1). Varmuuskopiot säilytetään EU:ssa. Alikäsittelijöiden käsittelypaikat luetellaan liitteessä 3.

Liite 2. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Asiakaskohtainen eristäminen. Jokaisella asiakkaalla on oma tietokanta, oma käyttäjähallinta ja oma tiedostosäilö. Palvelu hyväksyy vain kyseisen asiakkaan käyttäjähallinnan myöntämät tunnisteet.
Salaus. Tiedot siirretään salattuina (TLS), ja tietokanta hyväksyy vain salatut yhteydet. Tallennetut tiedot ja varmuuskopiot on salattu pilvipalvelun salauksella. Integraatioiden tunnukset salataan lisäksi sovelluksessa.
Pääsynhallinta. Käyttäjän oikeudet määräytyvät hänen roolinsa ja käyttöoikeuksiensa mukaan. Käyttäjä voi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, ja asiakas voi ottaa käyttöön Microsoft Entra ID -kertakirjautumisen. Tietokantojen salasanat säilytetään salaisuuksien hallintapalvelussa.
Ylläpidon pääsy. Tuotantoympäristöön pääsevät vain nimetyt henkilöt henkilökohtaisilla tunnuksilla.
Muutoshistoria. Palvelu tallentaa henkilötietojen lisäykset, muutokset, poistot, katselut ja viennit sekä sen, kuka toimenpiteen teki ja milloin.
Varmuuskopiot. Tietokannat varmuuskopioidaan päivittäin, ja tiedot voidaan palauttaa mihin tahansa hetkeen seitsemän edellisen päivän ajalta. Varmuuskopiot säilytetään EU:ssa.
Kehitys ja ylläpito. Ohjelmistomuutokset testataan automaattisesti ennen julkaisua. Käsittelijä asentaa käyttämiensä ohjelmistokomponenttien tietoturvapäivitykset.
Henkilöstö. Käsittelijän henkilöstö on sitoutunut salassapitoon.

Liite 3. Alikäsittelijät

Google Cloud EMEA Limited, Irlanti. Palvelimet, tietokannat, tiedostot, varmuuskopiot, arkistokopiot ja lokit. Palveluun tallennetut tiedot ja lokit säilytetään Suomessa (europe-north1), varmuuskopiot ja arkistokopiot EU:ssa.
Mailjet SAS, Ranska. Palvelun lähettämät sähköpostit, kuten kutsut, ilmoitukset ja asiakirjat. Tiedot: vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite sekä viestin sisältö ja liitteet. Käsittelypaikka: EU.
Microsoft Ireland Operations Limited, Irlanti. Käsittelijän sähköposti, johon asiakkaat lähettävät tukipyynnöt liitteineen. Käsittelypaikka: EU.

Integraatiot, jotka rekisterinpitäjä itse ottaa käyttöön, eivät ole käsittelijän alikäsittelijöitä. Tällaisia ovat esimerkiksi Netvisor, Microsoft Entra ID, OneDrive-toimitus, Power Automate, LinkedIn-kirjautuminen, SFTP-siirrot ja työpaikkailmoitusten julkaisu. Rekisterinpitäjä päättää tietojen siirrosta niihin, ja niihin sovelletaan rekisterinpitäjän ja kyseisen palveluntarjoajan välistä sopimusta.

Versiohistoria

1.2 (26.10.2026): Alikäsittelijäksi lisättiin Microsoft, jonka sähköpostiin asiakkaat lähettävät tukipyynnöt. Liitteen 3 kuvauksia täsmennettiin, ja käsittelijän Y-tunnus korjattiin.
1.1 (8.10.2026): Alikäsittelijäluettelosta poistettiin Sentry ja OpenAI, koska palvelu ei käytä niitä.
1.0 (24.9.2026): Ensimmäinen versio.