Mitä nollatuntisopimus oikeasti maksaa?

Riita ilman lukuja

Moni vuorotyönantaja käy saman keskustelun joka syksy. Yksi sanoo, että pienet tuntisopimukset tuovat joustoa ilmaiseksi: kun ruuhka tulee, kutsut lisää väkeä, ja hiljaisella viikolla palkkakulua ei synny. Toinen sanoo, että jokainen uusi sopimus maksaa, vaikka työntekijä tekisi kuussa vain kaksi vuoroa. Kumpikaan ei yleensä pysty näyttämään lukuja. Kysymys koskee yhtä lailla henkilöstöpalveluyritystä, joka pitää ruuhkakautta varten suurta työntekijäjoukkoa, kuin kauppaa tai ravintolaa, jolla on sesonki.

Saramies ja Törnroos kuvaavat kirjassaan Henkilöstöanalytiikka (2021) juuri tällaisen riidan. Lemmikkitarvikeketju Musti ja Mirrin HR arvioi, että nollatuntisopimusten suuri osuus nosti henkilöstön kokonaiskuluja. Johto piti sopimuksia keinona hoitaa vahvaa sesonkivaihtelua ilman lisähallintoa. HR epäili lisäksi, että kokemattomampi myyjä myy vähemmän, joten lisätunnit eivät välttämättä näkyneet myynnissä. Kummallakaan ei ollut dataa näkemyksensä tueksi.

Nollatuntisopimus on arkikieltä. Työsopimuslaissa puhutaan vaihtelevaa työaikaa koskevasta ehdosta (1 luku 11 §). Laki rajaa sen käyttöä: työnantajan aloitteesta vaihtelevasta työajasta ei saa sopia, jos sopimuksella katettava työvoiman tarve on kiinteä, eikä vähimmäistyöaikaa saa työnantajan aloitteesta sopia pienemmäksi kuin tarve edellyttää. Työnantajan on lisäksi vähintään 12 kuukauden välein tarkasteltava, miten sovittu työaika on toteutunut. Jos toteutuneet tunnit ja työvoiman tarve osoittavat, että vähimmäistyöaika voisi olla korkeampi, työnantajan on tarjottava muutosta kuukauden kuluessa tarkastelusta. Kustannuslaskelma ja lain vaatima tarkastelu tarvitsevat siis samaa tietoa: toteutuneet tunnit henkilöittäin.

Piilokulut yksi kerrallaan

Musti ja Mirrin HR listasi kohdat, joihin tunteja kului. Lista sopii pohjaksi mihin tahansa vuorotyöyritykseen.

• Rekrytointi: ilmoitus, hakemukset, haastattelut ja valinta. Kirjan mukaan yksi myymälärekrytointi vei myymäläpäälliköltä keskimäärin 16 tuntia.
• Pienten sopimusten uusiminen: jokainen uusittu sopimus on uusi käsittelykerta.
• Työluvat: luvat tarkistetaan ja niiden voimassaoloa seurataan henkilö kerrallaan.
• Työvaatteet ja avaimet: ne jaetaan, kirjataan ja kerätään takaisin, kun työsuhde päättyy.
• Lisenssit: jokainen työntekijä tarvitsee tunnukset niihin järjestelmiin, joita työ vaatii.
• Palkat ja lisät: jokainen henkilö on oma rivinsä palkanlaskennassa, vaikka tunteja olisi vähän.

Yksittäin kohdat ovat pieniä. Ne kuitenkin kertautuvat henkilömäärällä, eivät tehdyillä tunneilla. Jos sata ihmistä tekee saman tuntimäärän kuin viisikymmentä, sinulla on kaksi kertaa niin monta sopimusta, avainta ja palkkariviä.

Myymäläpäällikön tunti on kallis myös toisella tavalla. Kirjan mukaan myymäläpäälliköt olivat myymälän kokeneimpia myyjiä, ja heidän paikkansa ruuhka-aikaan olisi ollut asiakkaiden luona. Rekrytointiin kulunut tunti oli pois myynnistä.

Yhteen myymälään sidottu työvoima

Yksi kuluerä ei näy millään kululistalla. Musti ja Mirrissä jokainen myymäläpäällikkö suunnitteli oman myymälänsä vuorot, ja työntekijät oli sidottu yhteen myymälään. Heitä ei voinut siirtää lähimyymälään, vaikka siellä olisi ollut ruuhka ja omassa myymälässä hiljaista.

Kun työvoima on sidottu yhteen paikkaan, joustoa haetaan lisäämällä ihmisiä. Jokainen toimipiste palkkaa oman varajoukkonsa, ja jokainen varajoukon jäsen tuo mukanaan edellä luetellut kulut. Lähekkäisten toimipisteiden ruuhkat hoidetaan usealla pienellä sopimuksella, vaikka osa niistä voisi olla yksi laajempi sopimus.

Varajoukolla on myös toinen hinta. Jos työntekijä tekee muutaman vuoron kuussa, hän voi oppia työn hitaammin, ja perehdytettäviä on enemmän. Siksi pelkkä kululaskelma ei riitä. Musti ja Mirrissä verrattiin myös tuottoa: myyntidata näytti, miten nollatuntisopimuksella työskentelevien myynti erosi vakituisten myynnistä.

Mitä luvut näyttivät

Musti ja Mirri teki selvityksen yhdessä People Geeks -konsulttiyhtiön kanssa vuosina 2017–2018. Aineistona oli 119 myymälän kolmen vuoden kassakuittidata, henkilöstötiedot ja vuorotilastot. Ratkaiseva askel oli yhdistää myyntidata vuoroihin ja sopimustyyppeihin. Silloin näkyi, mihin aikaan päivästä ja vuodesta ruuhka osuu, miten nollatuntisopimuksella työskentelevien ja vakituisten myynti erosi määrältään ja laadultaan ja mitkä sopimustyypit sopivat sekä yritykselle että työntekijöille.

Kysymys tarkentui matkan varrella. Alussa se kuului, mikä on nollatuntisopimusten optimaalinen määrä. Aineistoa tutkittuaan ryhmä muotoili sen uudelleen: miten oikeat ihmiset saadaan palvelemaan asiakkaita oikeaan aikaan oikeassa myymälässä? Uusi muotoilu siirsi huomion sopimusten lukumäärästä siihen, mihin tunteja tarvitaan. Myyjäkohtainen myyntidata käsiteltiin anonymisoituna.

• Ennuste tarkentui. Aiempi ennuste tehtiin päivätasolla, ja sen virhe oli 4 %. Uusi koneoppimismalli ennusti myynnin tunneittain ja myymälöittäin 1 %:n virheellä. Vuorot pystyi suunnittelemaan tunnin tai vartin tarkkuudella.
• Sopimus useaan myymälään. Laskelmat osoittivat, että kun sopimus kattaa muutaman lähimyymälän, tunteja, vuoroja ja isompia sopimuksia voi optimoida.
• Rekrytointi nopeutui. Kokeilussa myymälärekrytointi automatisoitiin vahvaan lyhytlistaan asti, ja myymäläpäällikkö haastatteli listan hakijat. Aikaa kului 4,5 tuntia 16 tunnin sijaan, eli noin 70 % vähemmän. Kirjan mukaan laatu parani, ja hakijat kiittivät nopeutta.
• Tulosvaikutus. Ennusteeseen perustuvan vuorosuunnittelun arvioitiin voivan parantaa tulosta yli 2 miljoonaa euroa vuodessa, kun myynti kasvaa ja kulut pienenevät.

Huomaa, mikä ratkaisi: ei uusi mittari vaan kahden tietolähteen yhdistäminen. Vuoro- ja sopimustiedot kertoivat, kuka oli töissä ja millä sopimuksella. Myyntidata kertoi, mitä sillä tunnilla tapahtui. Omassa yrityksessäsi myyntidatan paikalla voi olla asiakkaiden tilaamat tunnit, kassatapahtumat tai kävijämäärät. Periaate on sama: yhdistä tieto siitä, kuka oli töissä, tietoon siitä, paljonko työtä oli.

Miksi muutos jäi tekemättä

Kokeilu onnistui, mutta kirjan mukaan Musti ja Mirri ei lähtenyt toteuttamaan isoa muutosta eikä automaatioinvestointia. Kirja ei kerro päätöksen syitä, eikä niitä kannata arvailla.

Saramies ja Törnroos tekevät yleisemmän johtopäätöksen: data ja analytiikka eivät ole arvokkaita sinänsä. Arvo syntyy vasta siitä, mikä muuttuu johtajien, esihenkilöiden ja työntekijöiden arjessa. Kirjan mukaan tulokset jäävät usein pöydälle, koska kukaan ei tiedä, mitä niillä tehdään, resursseja puuttuu tai kukaan ei seuraa hyötyjä.

Pienessä yrityksessä riski on sama. Jos lasket nollatuntisopimusten kulut, sovi etukäteen, kuka päättää sopimuskäytännöstä, millä luvulla ja mihin mennessä.

Kirja neuvoo nimeämään tuloksille omistajan. Joku vastaa toteutuksesta, joku viestinnästä ja joku seurannasta, ja jokaiselle toimenpiteelle sovitaan aikataulu. Ilman nimettyä vastuuta johtopäätökset jäävät raporttiin.

Laske omasta yrityksestäsi

Ensimmäiseen lukuun et tarvitse koneoppimismallia. Laske ensin, mitä yksi henkilö maksaa jo ennen ensimmäistä tehtyä tuntia, ja vertaa sitä siihen, montako tuntia pienillä sopimuksilla tehdään.

1. Täydennä alla oleva taulukko omilla kuluerilläsi. Lisää puuttuvat, esimerkiksi perehdytys ja työturvallisuuskortit.
2. Jos et tiedä, montako tuntia rekrytointi vie, kysy kahdelta esihenkilöltä, paljonko viimeisin vei. Karkea arvio on parempi kuin ei arviota.
3. Laske pienten sopimusten määrä ja jokaisen toteutuneet tunnit viimeisen 12 kuukauden ajalta.
4. Jaa pienten sopimusten henkilökohtaiset kulut niillä tehdyillä tunneilla. Saat kulun tehtyä tuntia kohden, ja voit verrata sitä isompiin sopimuksiin.
5. Laske, montako pienen sopimuksen työntekijää lähti vuoden aikana ja korvattiin uudella. Jokainen korvaus tuo rekrytoinnin kulut uudelleen.

Laskelma ei kerro, onko joustavuus liian kallista. Se kertoo, paljonko joustavuus maksaa. Sen jälkeen keskustelu johdon ja HR:n välillä käydään samasta luvusta.

Tarkistuslista

• Tiedätkö, montako vaihtelevan työajan sopimusta teillä on ja montako tuntia kukin teki viimeisen 12 kuukauden aikana?
• Onko 12 kuukauden tarkastelu tehty jokaiselle vaihtelevan työajan sopimukselle?
• Onko yhden rekrytoinnin tunneille arvio, edes karkea?
• Tiedätkö kulut, jotka syntyvät jokaisesta henkilöstä tunneista riippumatta?
• Voiko sama työntekijä tehdä vuoroja useassa toimipisteessä, vai onko sopimus sidottu yhteen?
• Onko sovittu, kuka päättää sopimuskäytännöstä, kun luvut ovat valmiit?

Miten Kelpo HR liittyy tähän

Kelpo HR:ssä vuorot, hyväksytyt tunnit, poissaolot ja työsuhteet ovat samassa järjestelmässä, joten laskelman tunnit löytyvät yhdestä paikasta. Valmista kustannusraporttia Kelpo HR:ssä ei ole. Sama työntekijäpooli voi tehdä vuoroja usealla asiakkaalla tai toimipisteellä, ja kun rekrytoit, valitusta hakijasta tulee työntekijä yhdellä toiminnolla ja hakijapooli säilyy seuraavaa tarvetta varten.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa.

Lähteet ja lisätietoa

• Työsopimuslaki 55/2001, 1 luku 11 § (Finlex)
• Työsuojeluhallinto: työsopimus