Työaikakirjanpito käytännössä

Mitä työaikakirjanpito tarkoittaa

Työaikakirjanpito on työnantajan pitämä luettelo jokaisen työntekijän tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista. Se on eri asia kuin työvuoroluettelo: vuoroluettelo kertoo etukäteen, milloin töitä tehdään, ja työaikakirjanpito jälkikäteen, mitä tehtiin ja mitä siitä maksettiin.

Mitä laki vaatii

Työaikalain (872/2019) 32 § velvoittaa työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpito ei ole vapaaehtoinen sisäinen käytäntö vaan lakisääteinen velvoite, joka koskee myös pieniä työnantajia.

• Mitä kirjataan: tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset, työntekijä kerrallaan.
• Kuinka kauan säilytetään: 40 §:n kanneajan päättymiseen asti. Työsuhteen jatkuessa kanneaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi. Kun työsuhde päättyy, kanneaika on kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.
• Kenelle näytetään: pyynnöstä työsuojelutarkastuksen tekevälle viranomaiselle sekä työntekijöiden luottamusmiehelle tai työsuojeluvaltuutetulle.
• Työntekijän oikeus: työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluettelon ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä.

Soveltamisalan rajaukset ovat kapeat: työaikalain ulkopuolelle jää lähinnä johtavassa asemassa tehtävä työ ja siihen rinnastuva itsenäinen työ, jonka työaikaa ei valvota ja jonka työntekijä itse järjestää. Käytännössä valtaosa työsuhteista kuuluu lain piiriin.

Mitä kirjanpitoon merkitään käytännössä

Laki antaa kaksi tapaa. Valitse se, joka sopii palkanlaskentaasi:

• Tunnit lajeittain: säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit sekä niistä maksetut korvaukset.
• Kaikki tunnit ja korotetut erikseen: kaikki tehdyt tunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit ja niistä maksetut korotusosat.

Kolme tilannetta vaatii lisämerkintöjä. Jos korvauksista on sovittu erillisenä kuukausikorvauksena (38 §), kirjanpitoon merkitään arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa. Joustotyöajassa työntekijä toimittaa tuntinsa itse palkanmaksukausittain, ja työnantaja kirjaa ne. Jos käytössä on työaikapankki, siihen säästetyistä ja vapaana pidetyistä eristä pidetään omaa kirjaa.

Esimerkki: osa-aikaisen työntekijän viikko

Työntekijän kanssa on sovittu 30 tunnin viikosta, kuusi tuntia maanantaista perjantaihin. Keskiviikkona hän tekee työnantajan pyynnöstä kaksi tuntia pidempään, ja sunnuntaina hän tekee ylimääräisen neljän tunnin vuoron.

Ylimääräiset tunnit ovat lisätyötä, koska viikon tunnit jäävät alle 40:n eikä yksikään päivä ylitä kahdeksaa tuntia (16 §). Lisätyöstä maksetaan vähintään sovitun työajan palkka. Sunnuntain neljästä tunnista maksetaan lisäksi 100 prosentin sunnuntaikorotus (20 §). Työehtosopimus voi määrätä korvauksista toisin.

Mitä laiminlyönnistä seuraa

Työaikakirjanpidon laiminlyönti, vääristely tai hävittäminen on rikoslain 47 luvun 2 §:n mukainen työaikasuojelurikos, josta voi seurata sakko tai enintään kuusi kuukautta vankeutta. Käytännön ensimmäinen seuraus on kuitenkin yleensä työsuojelutarkastus: kun kirjanpitoa pyydetään ja sitä ei ole tai se ei täsmää palkanmaksuun, asia siirtyy selvittelyksi.

Toinen riski on riita-asia. Jos työntekijä vaatii korvausta ylitöistä tai lisistä eikä työnantajalla ole kirjanpitoa, työnantajan on vaikea osoittaa, mitä tunteja tosiasiassa tehtiin.

Paperi ja Excel ovat laillisia, mutta hauraita

Laki ei määrää kirjanpidon muotoa, joten paperilista tai taulukko riittää. Ongelmat syntyvät arjessa: kirjaukset tehdään jälkikäteen muistin varassa, tiedostoja on useita versioita, poissaolot elävät viestiketjuissa, eikä kukaan pysty tuottamaan työntekijälle kirjallista selvitystä pyynnöstä. Kun tunnit siirretään palkanlaskentaan käsin, virheet kertautuvat.

Vuokratyössä vaikeus on kaksinkertainen: tunnit pitää saada sekä palkanlaskentaan että asiakkaan laskulle, ja molemmat lukemat täytyy pystyä perustelemaan jälkikäteen.

Älä kerää sijaintitietoa varmuuden vuoksi

Työajanseurannan digitalisointi tuo mukanaan tietosuojavastuun. Tietosuojavaltuutetun toimiston seuraamuskollegio määräsi korkeakoululle 25 000 euron seuraamusmaksun, koska työajanseurantaan tarkoitettu mobiilisovellus keräsi työntekijöiden sijaintitietoja ilman käsittelyperustetta. Työnantaja vetosi suostumukseen, mutta työsuhteen epätasaisessa asetelmassa suostumus ei riittänyt, eikä sijaintitiedon kerääminen ollut työtehtävien kannalta tarpeellista.

Opetus on yksinkertainen: kirjaa työaika, älä ihmisten liikkeitä. Kerää vain se, mitä laki edellyttää ja työn johtaminen aidosti vaatii.

Näin Kelpo HR hoitaa työaikakirjanpidon

• Kellotus ja läsnäolon vahvistus: työntekijä kirjaa saapumisen ja lähdön puhelimen selaimessa ja vahvistaa vuoronsa. Toteutuneet ajat tallentuvat vuoron yhteyteen.
• Poissaolot samassa paikassa: sairauspoissaolo kirjataan Kelpo HR:ään, ja hyväksynnän myötä vuoro vapautuu täytettäväksi.
• Tunnit palkanlaskentaan: tunnit lasketaan tuntilajeiksi TES-sääntöjen mukaan ja viedään palkka-aineistona tiedostona tai integraation kautta.
• Sama luku myös laskulle: vuokratyössä samat kirjaukset siirtyvät asiakkaan laskulle sovitulla kertoimella, ja asiakas voi hyväksyä tunnit asiakasportaalissa.
• Selvitys pyynnöstä: työntekijä näkee omat vuoronsa ja tuntinsa omasta näkymästään, joten kirjallinen selvitys on helppo tuottaa.
• Jäljitettävyys: muutoksista jää loki, ja henkilötietojen katselusta jää merkintä. Tiedot säilytetään EU:n alueella.

Tarkistuslista työnantajalle

• Onko jokaisesta työntekijästä kirjaus tehdyistä tunneista ja maksetuista korvauksista?
• Säilyvätkö tiedot kanneajan loppuun – myös kaksi vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen?
• Saatko tarvittaessa tulostettua yhden työntekijän merkinnät kirjallisena selvityksenä?
• Täsmäävätkö kirjatut tunnit palkanmaksun ja asiakaslaskutuksen kanssa?
• Kerätäänkö järjestelmässä vain tarpeellisia tietoja – ei sijaintia varmuuden vuoksi?
• Tietävätkö esihenkilöt, kuka korjaa puuttuvan kirjauksen ja miten korjaus jää näkyviin?

Usein kysyttyä työaikakirjanpidosta

Koskeeko työaikakirjanpito osa-aikaisia ja tuntityöntekijöitä?

Koskee. Velvoite koskee jokaista työntekijää, johon työaikalakia sovelletaan, sovitusta tuntimäärästä riippumatta.

Riittääkö Excel?

Riittää, koska laki ei määrää kirjanpidon muotoa. Taulukon on silti oltava ajan tasalla ja säilyttävä kanneajan loppuun, ja siitä on saatava yhden työntekijän merkinnät pyynnöstä.

Kirjataanko tauot?

Kirjanpitoon merkitään tehdyt työtunnit. Työaikaa on työhön käytetty aika ja aika, jolloin työntekijän on oltava työpaikalla työnantajan käytettävissä (3 §). Tauko, jonka aikana saa poistua työpaikalta, ei siis ole työaikaa, ja se vähennetään tehdyistä tunneista.

Kuka valvoo työaikakirjanpitoa?

Työsuojeluviranomainen. Kirjanpito on näytettävä pyynnöstä tarkastajalle sekä luottamusmiehelle tai työsuojeluvaltuutetulle.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Oman tilanteen voi tarkistaa työsuojeluviranomaiselta.

Lähteet ja lisätietoa

• Työaikalaki 872/2019 (Finlex)
• Rikoslaki 39/1889, 47 luku (Finlex)
• Työsuojeluhallinto: työaika
• Tietosuojavaltuutetun toimisto: seuraamusmaksu sijaintitietojen käsittelystä